Boeking van pasuitgaven

Bij de stadspas met betaalfunctie betaalt het kaartnetwerk de winkel uit de rekening die de gemeente daarvoor aanhoudt. Er komt dus geen betaalbestand aan te pas, en er is geen uitbetaling aan een aanbieder die het platform zelf klaarzet. De werking van de pas staat in Stadspas met betaalfunctie; zie 'De stadspas met betaalfunctie' en 'Saldo van de gemeenterekening'.

De journaalpost voor een pasuitgave legt vast waar en waaraan is betaald. Daarin staan de winkel en de branchecode die het soort winkel aanduidt, de regeling waaruit is betaald, de klantgroep, de bedragen en de datums. Daarmee is een pasuitgave op dezelfde manier te verantwoorden als een besteding in de webshop, ook al verloopt de betaling langs een andere weg.

Een pasbetaling kent twee momenten: de reservering bij de kassa en de definitieve afrekening. Het bedrag van de afrekening kan afwijken van het gereserveerde bedrag. De journaalpost wordt daarom pas aangemaakt bij de definitieve afrekening, niet al bij de reservering. Zie Stadspas met betaalfunctie, 'Van autorisatie naar afrekening'. Daarmee staat in de financiële administratie altijd het bedrag dat werkelijk is afgerekend.